Fuente: Dirección Distrital de Contabilidad

En este caso la Subdirección de Consolidación efectúo la eliminación por el menor valor correspondiente al reportado por la Secretaría de Educación generando diferencia de $6.546.3 millones.

Operaciones reportadas sin correspondencia absoluta
Entidades del Sector Descentralizado

En millones de pesos

Cuadro No.5

Fuente: Dirección Distrital de Contabilidad

Al igual que en el caso anterior, para la consolidación se efectúo la eliminación por el menor valor reportado, quedando esta diferencia registrada en saldos de consolidación.

En el proceso de agregación de los estados contables de las entidades de la Administración Central, además de lo señalado anteriormente, se observaron las siguientes inconsistencias, así:

• Con el comprobante de diario No.14 se reclasificó de la cuenta 168505 -Depreciación Acumulada equipo médico y científico, la suma de $29.5 millones a la cuenta Depreciación Acumulada Maquinaria y Equipo del Fondo de Desarrollo Local de Mártires, lo cual generó inconsistencia por cuanto en el formato CGN96-001 del FDL la cuenta 168505 no existe y la cuenta 168504 al ser afectada con este valor sobrepasa el valor del activo a depreciar.

• Falta de aplicación uniforme y clara del procedimiento utilizado para la eliminación del patrimonio de los Fondos de Desarrollo Local en el proceso de consolidación, presentado en el comprobante de diario No.44 "eliminación patrimonio FDL -Inversión SHD".

• Resultado de los ajustes que se realizan para eliminar las cuentas recíprocas, se afectaron las siguientes cuentas: Otros deudores en $283.4 millones; Otros acreedores en $16.904.5 millones; Otros ingresos extraordinarios - recuperaciones en $76.9 millones; y Otros gastos - extraordinarios en $325.3 millones, valores que estarían afectando en las respectivas cuentas y que adicionalmente en el consolidado general de la Administración Distrital se mantienen en éstas, y no en la cuenta Saldos de Consolidación en los Activos.

De otra parte, en el proceso de consolidación de los estados contables del Distrito Capital (sector administración central y entidades descentralizadas), se registraron inconsistencias tales como:

En el proceso de eliminación o cancelación de operaciones reciprocas entre las entidades descentralizadas y Bogotá (conformada por las entidades de la administración central y Local) no se esta realizando el correspondiente cruce entre las cifras presentadas, en razón a que en el proceso automatizado no se identifica a que entidad del sector central corresponde la partida con la que se guarda reciprocidad, sino que se considera Bogotá como "una sola entidad". A continuación se relacionan algunas de las operaciones que presentan la inconsistencia antes enunciada:

• Mediante la operación 3071 se eliminó de las partidas reportadas por el FAVIDI, en la cuenta Deudores - Aportes por cobrar a entidades afiliadas, con la cuenta reciproca Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral- Salarios y prestaciones Sociales correspondiente al consolidado de Administración Central y Local, observando que se eliminó la suma de $164.577 millones reportada por FAVIDI contra la cuenta saldos de consolidación en los pasivos (db), a su vez Bogotá reportó $47.392 millones, partida que fue eliminada contra la cuenta saldo de consolidación en los activos (cr).

• Con la operación 3121 se efectúo la cancelación de la cuenta Cuentas Por Pagar Avances y Anticipos Recibidos, reportada por la Empresa de Acueducto por valor de $13.413.1 millones sin efectuar cruce de cifras con Bogotá-FDL Suba que reportó en la cuenta Deudores - Anticipos para proyectos de inversión la suma de $2.262.2 millones. Valor que fue eliminado mediante operación 3136.

• Según operación 2599 se eliminó las cuentas por pagar-depósitos recibidos de terceros por $1.096.3 millones reportada por la Universidad Distrital sin efectuar el cruce con las cifras reportadas por Bogotá (FDL Kennedy y Tunjuelito) en la cuenta Deudores-Avances y anticipos entregados por $372.5 millones partida que fue eliminada en forma independiente mediante operación 3105.

• Con operación 3350 se eliminó la cuenta venta de servicios telecomunicaciones por $4.085.5 millones reportada por la ETB, sin cruzar con la cifra reportada por Bogotá (FDLs Santa Fe, Antonio Nariño, Contraloría, Personería, Secretaría General, Veeduría, UEPS, Secretaría de Gobierno, Secretaría de Hacienda, Secretaría de Obras Públicas, Departamento Administrativo de Bienestar Social, Departamento Administrativo de Acción Comunal, Departamento Administrativo de Servicio Civil, Departamento Administrativo del Espacio Público, Catastro y Secretaría de Educación) en la cuenta Gastos de Administración generales- Servicios Públicos por $3.174.5 millones; cifra que fue eliminada mediante operación 2748.

Finalmente, no se presenta en Notas a los Estados Contables aclaraciones de carácter específico sobre las cuentas Saldos Netos de Consolidación en cuentas de Balance y en cuentas de resultados, incumpliendo la Resolución 400 de 2000 de la CGN y la Circular Externa No. 14 de 1996; en el aspecto relacionado con las notas de carácter específico toda vez que no se presenta información adicional que facilite un mejor análisis de las cifras consignadas en los estados contables.

5.3.2. Evaluación del Sistema de Control Interno Contable en el proceso de consolidación

Como resultado de la evaluación al Sistema de Control Interno al proceso de agregación y consolidación de cifras de los Estados Contables de las entidades que conforman la Administración Distrital, se concluyó lo siguiente:

5.3.2.1 Ambiente de Control:

Las Subdirecciones que participan en el proceso cuentan con el compromiso y respaldo del nivel directivo para el mejoramiento continuo del mismo. Aspecto que se encuentra demostrado en el Plan Estratégico, Plan Operativo y Plan Ejecutivo de la Secretaría de Hacienda; Como medidas de control y autocontrol, se expidió el instructivo No.1 del 11 de febrero de 2002 "Procedimiento para recepción, validación, verificación y análisis de la información requerida en la preparación de los estados contables consolidados de la Administración Central y del Distrito Capital" y la Orden Administrativa 01 de abril 15 de 2002.

Los Subdirectores son los directamente responsables del control de todas y cada una de las actividades que debe cumplir el proceso de agregación y consolidación; para lo cual estos fijan objetivos y metas a cumplir por cada uno de los funcionarios, las cuales son evaluadas permanentemente.

5.3.2.2 Valoración de Riesgos contables y financieros:

En razón a que la Subdirección de Consolidación de la Administración Central y Local, no cuenta con una aplicación sistematizada, se pueden presentar errores en el manejo de la información por parte de los funcionarios responsables del proceso de agregación y consolidación.

El reporte de información inconsistente por parte de las entidades de la administración distrital, se constituye en uno de los principales riesgos; es así como para la vigencia 2001 se evidenció claramente en el Fondo de Desarrollo Local de Chapinero, por lo cual la Subdirección se vio obligada a consolidar estados contables con cifras a 31 de diciembre de 2000, situación que genera incertidumbre en el consolidado a 31 de diciembre de 2001, lo cual ocasionó incumplimiento de lo estipulado en el inciso primero del numeral 4.2 de la Circular Externa 037 del 28 de enero de 2000 en lo referente a que en el proceso de agregación se suman algebraicamente los saldos o movimientos de una entidad con los saldos o movimientos del mismo periodo de otra u otras entidades u organismos, con el fin de presentarlos como los de un solo ente. (El subrayado es nuestro).

La información remitida por algunas entidades de la Administración Central en el formato CGN96002 no es consistente con la reportada en el formato CGN96001, ocasionando demora en el proceso, debido a que los funcionarios de la Subdirección de Consolidación, deben proceder a confrontar la información suministrada como nombre de la cuenta, código y valor.

Las entidades no concilian las cifras de las cuentas que reportan como reciprocas, situación que genera ajustes en el proceso de agregación y consolidación de los estados contables del D.C.

Los riesgos inherentes al proceso de agregación y consolidación de los Estados Contables del Distrito Capital están identificados en la matriz de valoración de riesgos, sobre los cuales se establecen acciones para su investigación y seguimiento.

5.3.2.3 Actividades de control específicas para el Proceso Contable:

La Subdirección de Consolidación de la Administración Central no cuenta con el personal suficiente para el cumplimiento de las actividades que requiere el proceso de agregación, como son la totalidad de visitas técnicas a las entidades, Fondos de Desarrollo Local y Fondos Educativos, en razón a que este proceso se realiza mensualmente. Situación que imposibilita realizar mayor análisis de la información y retroalimentación de los problemas observados en los meses anteriores.

Las eliminaciones de operaciones recíprocas del sector central se efectúan con diversidad de criterios, puesto que para unas cuentas se realizó por el menor valor y en otras hubo conciliación entre ellas para eliminarlas, afectando cuentas del balance, sin existir en todos los casos el documento fuente soporte de los ajustes.

A la fecha de la auditoría el software utilizado en la Subdirección de Consolidación, Gestión e Investigación, no se encuentra implementado en su totalidad, de acuerdo a las necesidades del usuario, presentándose las siguientes situaciones:

• En las operaciones reciprocas se realizan eliminaciones automáticamente, pero los ajustes de las reclasificaciones del interés minoritario y el desmonte de la utilidad a la inversión, se elaboran en forma manual.

• No se genera informe de operaciones reciprocas con entes distritales no eliminadas.
  

5.3.2.4 Información y Comunicación:

Las Subdirecciones cuentan con archivos para la conservación, de las leyes, decretos, resoluciones, circulares internas y externas. Sin embargo, en la Subdirección de Administración Central, no se cuenta con un archivo centralizado que permita conservar y consultar la información remitida por las entidades y la generada por el proceso.

De otra parte, como se mencionó anteriormente para el proceso de agregación y consolidación de los Estados Contables del Distrito Capital, se cuenta con el instructivo 01 y la Orden Administrativa 01 de 2002.

5.3.2.5 Monitoreo y Evaluación del Control Interno Contable:

Dentro del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá, se incluyó como actividad la "Asesoría y apoyo dirigidos a la Secretaría de Educación que conlleven a la incorporación de la totalidad de información contable de los Fondos de Servicios Educativos" Para el proceso de cierre contable a 31 de diciembre de 2001 la Secretaría de Hacienda convocó a los contadores, ordenadores del gasto y auxiliares a un curso donde se dictaron los lineamientos y procedimientos a seguir al respecto. Lo anterior, se vio reflejado al cierre del ejercicio al quedar incorporados todos los Fondos de Servicios Docentes.

La Subdirección de Consolidación, Gestión e Investigación ha adelantado acciones de mejoramiento en un 73% a las actividades que hacen parte de dicho Plan, de acuerdo a cronograma establecido.

Respecto a los requerimientos que debe hacer la Subdirección de Consolidación a las entidades por presentar información inconsistente, no reportada e inobservancia a las solicitudes de correcciones por parte de la subdirección, se encuentra en proceso de elaboración un proyecto de acto administrativo que contemple las sanciones a imponer.

La dirección Distrital de Contabilidad diseñó e implementó la primera fase de un software para el proceso de consolidación, en atención a observaciones efectuadas por este organismo de Control, aspecto que se considera un avance importante debido a que garantiza agilidad en el proceso y mejor calidad de la información.